SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN SEKOLAH (STUDI KASUS DI SMP NEGERI 35 MUKOMUKO)

Abstract

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh permasalahan terkait sistem
pengelolaan kearsipan sekolah di SMP Negeri 35 Mukomuko, berupa
kurangnya pengetahuan pegawai terkait indeks, sarana prasarana dan
minimnya staf tata usaha dalam pengelolaan kearsipan di SMP Negeri 35
Mukomuko.
Tujuan penelitian ini adalah (1) untuk mendeskripsikan prosedur
pengelolaan kearsipan di SMP Negeri 35 Mukomuko; (2) untuk
mendeskripsikan ruang penyimpanan arsip di SMP Negeri 35 Mukomuko; (3)
untuk mendeskripsikan fasilitas pengelolaan arsip di SMP Negeri 35
Mukomuko; (4) untuk mendeskripsikan petugas arsip dalam mengelola
kearsipan di SMP Negeri 35 Mukomuko.
Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif dengan teknik
pengumpulan data yaitu: metode wawancara, observasi dan dokumentasi
Teknik analisis data dalam penelitian ini yaitu, dengan data reduction
(reduksi data), data display (penyajian data), conclusion drawing/verification
(penarikan kesimpulan).
Hasil penelitian ini yakni pertama, prosedur pengelolaan arsip di SMP
Negeri 35 Mukomuko yang terdiri dari: a) penciptaan arsip dimulai dari
dibuatnya arsip lalu dikelola/dikelompokkan dan dijadikan arsip; b)
pengelolaan surat masuk, melalui wahatsapp lalu diprint di sekolah dan
diberikan kepada alamat tujuan surat; c) pengelolaan surat keluar, surat
terlebih dahulu diteliti oleh Kepala SMP Negeri 35 Mukomuko, diperbaiki,
pemberian nomor, dicatat di dalam buku agenda lalu di tanda tangani oleh
Kepala Sekolah; d) penggunaan arsip, dicopy atau dipoto arsip yang ingin
digunakan dan di kembalikan ketempat semula; e) pemeliharaan arsip belum
ada dilaksanakan pemeliharaan khusus atau belum maksimal f) penyusutan
arsip, belum ada dilaksanakan penyusutan arsip. Kedua, ruang penyimpanan
arsip di SMP Negeri 35 Mukomuko belum memiliki ruang khusus
penyimpanan arsip Ketiga, fasilitas pengelolaan arsip belum memadai dari
segi kualitas dan kuantitas. Keempat, kurangnya staf tata usaha sebagai
petugas arsip dan ketelitian serta kerapian dalam mengelola kearsipan.